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第5部分（第2页）

比如说，你考虑在专业学识上提高自己。显然地，你想花适宜的时间。每个月你最少得花5个小时。如果你花的时间太少，你可能无法赶上进度。而你最适合的时间是10个钟头，这足够让你应付工作里的变化和差异，并有足够的时间使你明白发展趋势。

建立最少且适宜的时间分配，将帮助你更有效率和更有耐心地去平衡新的安排和要求。它们限定你所需的时间，帮你达到目标。当你分配注意力时，不妨考虑一下，那么你将不会把太多或太少的注意力，放在一项职责上。限定你所需要的时间，能帮你在最经济的时间内，有效地达到目标。

2．合理分配你的精力

在你研究过你的职责、理想的时间和优先权后，就应该决定对每一项目花多少注意力。这计划要你先用心于最重要的职责内工作。然后，利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这一方法让你自己控制时间，并帮助你做好更多的事，而不让你的工作时间为琐事和毫不相关的客户所占据。

（1）步骤一：轻松地再做一次

调查你优先选择的事、潜力和所需的时间。然后，每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。

（2）步骤二：立即做调查

确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面，你有必要做出调整。依据所需的时间，尽可能地用心，以便在最好的机会和最重要的职责上有所进展。

最好的方式是采取适当的安排。这就像以最经济的方式开车一样，你能省下不少汽油，到最后，适当的安排让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善，你将越有效率。

（3）步骤三：以后的调整

让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响，你在每个月里，将会有更多的时间，而且无需加班。可是，在它们未发生作用前就计算，是不太适宜的。相对地，在你能行使职权时，不妨调整你原先所做的分配。

3．一股劲地工作

现在，你已拟出应付主要职责的计划，你可以心无旁骛地采取行动。大多数的专门人员用头脑去处理重要的事，因为心智的持续专注是提高效率的关键。因此，在你觉得最有能力时，该把你大部分的力量用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表，定时、定量地把精力用在这些事情上。

（1）步骤一：不间断地工作

至少把一个礼拜后的事，在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一项工作，那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好，并把剩下的事集中在一起，直到做完为止，然后再接下去做另一项工作。

比如说，假使你的主要工作包括3个有关顾客的重要计划，以及每个礼拜最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的工作：毫无间断地完成一项计划，再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些不重要的事。

这种方式相当不错。它包括一两个或三个小时的空挡，去应付特别的顾客。表格上要留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是，它把重要的工作记在表上和你的心里。表上再也没有琐事干扰和所谓的“急事”，耗费你太多的精神和时间。

（2）步骤二：不改动原时间表

这个预定好而不间断的工作时间，在你需要时，可帮助你在时间截止之前把重要事务做好。有了这个方法，你将能维持一个工作流程，并避免草草结束。

可是，你也不一定能得到这些好处，除非你照这方式去做，不管任何干扰、耽搁和反对，都不变更原时间表。

下面这些方法能帮助你达到所愿：

第一，除非是记在日历上的事否则不做。这样，你将会在日历上记载的事和你实际做的事之间，建立起相关的关系。这是你执行计划习惯最简短而不可避免的步骤。

第二，在你晚上离开办公室前，做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果，想想你若没有完成明天的时间表，那么今天的事就不算全部做完。制定严格的标准，你将很快就能看到成果：控制自己的时间，压力减少，做事顺心，而每天做的事自然也就多了。

第三，在你专心于某一特别的计划时，试着不要为别的事分心。禁止他人打扰，并严格限制电话和朋友来访。如果你真正专注于工作的话，别人是会谅解的。可是，假使你常常破例的话，他们也会跟着做的。为了补偿你的不便，不妨在某些时间内，让自己自由些。要是你能在开头几天排除别人的干扰，就可以开始享受到你常盼望的自在和有效率。这将提高你的兴趣，并帮你发挥更大的意志力去抵制干扰。

（3）步骤三：评估你的表现

在月底时，自我反省一下。看看自己是否朝着目标迈进。看看自己是否用心在做，还是时做时停。拿目前的工作方式去核对你的结果和成就，是否合乎要求。为了更精确些，对以下项目从①到⑤给自己打个分数吧：①履行职责；②及时完成工作；③有效地分配时间；④对新方式的满意程度；⑤本月的成就。

□　将计划订得灵活些

一旦在脑海里形成了什么计划的话，这个计划一定是灵活的，可变通的，以便应付实际情况中所遇到的意想不到的变化。一个真正行之有效的计划需要坚强的毅力与耐心才能完成。然而，很多人在形成自己的计划之前考虑不周的地方往往太多，以至于有意外发生时，他们的行事方案往往受到影响，事物的延误给他们造成巨大的心理压力，他们常常因此而苦恼不已。

一位作家曾谈到过他对变通计划的一些看法。他说，自己通常喜欢在凌晨创作他的大部分作品。他一般会先拟订一个计划，赶在家里的其他人还没起床之前就完成其中的一两条。但是如果他四岁的小女儿有一天突然早起到书房来看他，他的计划当然会被打乱，他又是如何应付这种情况的呢？他通常在这种时候会将可以做的事提到前面来做——他也只能这样做。试想，如果一个人计划在去上班之前要先进行晨练，而他办公室突然打来紧急电话使他不得不改变计划时，他又该如何对待呢？所以，还是将计划安排得灵活一点好。

在日常生活中，这样的例子不计其数——一些事情没有像我们预想的那样发生，致使我们不得不改变计划：你的朋友答应你的事却没有做到；你发现口袋里的钱并没有你原来计划的那么多；有人未经你的允许而打扰了你的午休；突然冒出来的什么事使你赴约的时间没有你预料中那么充裕……诸如此类的事情一旦发生，你正确的反应应该是：第一，坦然地接受事实，而不是一味抱怨甚至恼怒；第二，思考一下，想想哪件事情乃当务之急而其他事务则可延后。

由于计划改变而导致你的某些事情不能如期完成，你可不能以此为借口，认为处理不好是很自然的事，因而原谅自己的过失——这时，你应该想办法弥补。你应该认识到，造成这种过失的真正原因在于你错误地判断了自己“先做什么，后做什么”。再拿前面的例子来说，是严格地完成写作计划重要，还是陪一陪四岁的小女儿重要？不管怎样，你总得二者择其一——不可因“犹豫不决”而白白浪费掉30分钟时间而什么也不做。通常我们考虑的都是“到底什么更重要？是做当时该做的还是继续履行计划？或者将计划变通一下？”显然，如果你希望自己在这种情况下能镇定自若的话，那么你最好在订计划时就别做得过于死板，试着考虑一些你事先预想可能会遇到的情况并为其留足余地，使计划不至于一遇麻烦就付诸东流。事先将计划做得有一定变通性对于很多人来说都是帮助极大的。如果你在预想中允许存在这种变通性，则一旦有什么事突然发生了，你就可以平静地对自己说：“这是预料中的事”。

还有，当你习惯于将计划做得很灵活时，你会发现生活中又有了许多美妙的事情：处理事务时你会觉得很轻松，用不着再多花气力。自然，你也用不着为浪费更多的时间和精力而苦闷不堪。当然，灵活性不应成为你拖拉懒散的借口，如果没有什么大的干扰，你就必须时刻告诫自己：“我一定要在计划规定的时间内完成任务！”为此，你得对自己负责，不可自我弱化。这样，你身边的人们也会认为你很好相处：一旦你的计划有所变动，他们也用不着小心翼翼地应付你。

□　每

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